会议接待

    会议接待贯穿整个会议流程,涉及的服务范围广泛,包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节,每个环节都囊括了众多的接待内容。
    按参会人员来分类,会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。
    公司外部会议,可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。
    内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会,以及计划会等等。

    我们将会议分成会议前、会议中、会议后。


会议前
    WHEN-会议开始时间、持续时间
    WHERE-会议地点确认
    WHO-会议出席人
    WHAT-会议议题
    AMBIENT-会议背景音乐和会标等
    OTHERS-接送服务、会议设备 及资料、公司纪念品等
    WHEN-时间,你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。
    WHERE-地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。
    WHO-人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。
    WHAT-会议的议题,就是要讨论哪些问题。
    OTHERS-会议物品的准备,就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

会议中
    在会议进行当中,我们需要注意以下这几方面:
    (1)会议主持人
    主持会议要注意·介绍参会人员·控制会议进程·避免跑题或议而不决·控制会议时间
    (2)会议座次的安排
    一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。
    一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。
    在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。
    还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。

会议后
    在会议完毕之后,我们应该注意以下细节,才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括:
    会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进;
    赠送公司的纪念品;
   参观,如参观公司,或厂房等。
   如果必要,合影留念。